[문서기안] 공문서 작성요령

1. 공문서 작성

 

가. 공문서의 개념

  행정 기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다) 및 행정기관이 접수한 모든 문서

 

나. 공문서의 종류

  사무관리규정은 공문서를 법규문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서, 민원문서 및 일반문서로 구분하고 있다.(규정 제7조)

  1) 법규 문서

     헌법, 법률, 대통령령, 총리령, 부령, 조례 및 규칙 등에 관한 문서를 말한다.

  2) 지시문서

     훈령, 지시, 예규 및 일일명령 등 행정기관이 그 하급기관 또는 소속공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말합니다.

  3) 공고문서

    고시, 공고 등 행정기관이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다.

  4) 비치문서

    비치대장, 비치카드 등 행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.

  5) 민원문서

    민원인이 행정기관에 대하어 허가, 인가, 기타 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.

  6) 일반문서

    위의 각 문서에 속하지 안니하는 모든 문서를 말한다. 다만, 일반 문서 중 특수한 것으로 회보 및 보고서가 있다.

 

 

  다. 문서의 기안

  1) 일반 사항

    가) 글자 : 스타일 바탕글, 굴림체 12, 줄간격 160%, 장평 100%으로 하고, 문서는 어문 규범(문화예술진흥법 제7조)에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다.

       <예시> 법규문서는 조문형식에 의하여---

    나) 숫자 : 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 쓴다.

    다) 연호 : 서기연호를 쓰되, "서기"는 표시하지 않는다.

    라) 날짜 : 숫자로 표시하되 년, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시한다.

       <예시> 2014. 10. 9

    마) 시분 : 24 시각제에 따라 숫자로 표시하되, 시, 분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍정(:)을 찍어 구분한다.

       <예시> 15:20

    바) 문서에 서식, 금전, 유가증권, 참고서류 기타의 물품이 첨부되는 때에는 본문내용이 끝난 다음 붙임을 표시하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓴다.

    사) 문서 및 유가증권에 금액표시는 아라비아숫자로 쓰되 괄호하고 한글로 기재한다.

        <예시> 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)

          *다른 법령에 표시방법이 따로 있는 경우 그 법령에 따른다

    아) 문서의 규칙은 특별한 사유가 있는 경우를 제외, 가로 210mm, 세로 297mm(A4용지)

    자) 문서는 용지의 위로부터 30mm, 왼쪽부터 20mm, 오른쪽 및 아래부터 15mm의 여백을 둔다.

    차) 문서의 수정은 수정한 글자 중앙에 두선 '='을 그어 원안의 글자를 알아볼 수 있도록 수정하고 수정자가 서명 또는 날인한다. 중요한 문서의 수정, 삭제는 난 밖 여백에 가감 또는 삭제 숫자를 표시하고 시행문은 관인으로 날인하다.

  

  2) 항목의 구분

    가) 문서의 내용을 두 개 이상의 항목으로 구분하여 작성하고자 할 때에는 다음과 같이 나누어 표시한다.

구분	항목부호	비고
첫째 항목  둘째 항목  셋째 항목  넷째 항목  다섯째 항목  여섯째 항목  일곱째 항목  여덟째 항목	1.  2.  3.  4  가.  나.  다.  라.  1)  2)  3)  4)  가)  나)  다)  라)  (1)  (2)  (3)  (4)  (가)  (나)  (다)  (라)  ①  ②  ③  ④  ㉮  ㉯  ㉰  ㉱	* 기안문 작성 시에 하나의 항목만 있을 경우에는 항목구분을 생략한다. * 둘째, 넷째, 여섯째, 여덟째 항목의 경우에 하., 하), (하), ㉻ 이상 더 계속되는 때에는 거., 거), (거), 너., 너), (너)...로 이어 표시한다. * 필요한 경우에는 부분적으로 ', O, -' 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

      나) 각 항목의 표시위치 및 띄우기

        (1) 첫째 항목부호는 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작한다.

        (2) 첫째 항목 다음 항목부터는 바로 앞 항목의 위치로부터 1자(2타)씩 오른쪽에서 시작한다.

        (3) 항목부호와 그 항목의 내용 사이에는 1타 띄운다.

        <예시>

수신자X OOO장관(OOO과장)  제목X  문서작성요령         1.*첫째 항목 OOOO         X 가.*둘째 항목OOO         X X 1)*셋째 항목 OOO         X X X 가)*넷째 항목 OOO         X X X X (1)*다섯째 항목 OO         X X X X X (가)*여섯째 항목 O

                  X표시는 한글 1자(2타), *표시는 숫자 1자(1타)를 띄움.

        (4) 한 문장이 한 줄에 모두 작성되지 않을 때 다음 줄의 시작 위치는 왼쪽 기본선에서 시작한다.

 

  3) 문서의 "끝" 표시

    가) 본문이 끝났을 경우 : 1자(2타)를 띄우고 "끝"자를 쓴다.

        <예시> ----주시기 바랍니다.X 끝.

             ※ X는 1자(2타) 표시이다.

    나) 붙임물이 있는 경우

         - 붙임의 표시를 한 다음에 1자(2타)를 띄우고 "끝" 자를 쓴다.

        <예시> 붙임  1. 서식 승인 목록 1부.

                           2. 승인서식 2부.X끝.

    다) 본문 또는 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우

         - 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 1자 띄우고 "끝"자를 표시한다.

        <예시> 붙임 ---------------- 1부.

                     X끝.

    라) 연명부 등의 서식을 작성하는 경우

      (1) 기재사항이 서식의 중간에서 끝나는 경우

          - 기재사항의 마지막 다음 줄에 "이하빈칸"이라고 표시한다.

응시번호	성명	주민등록번호	주소
10	김길동		도봉구 번동 413-58
33	홍기용		종로구 청운동 30-5
		이하빈칸

 

      (2) 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우

          - 서식의 칸 밖 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 1자 띄우고 "끝"자를 표시한다.

응시번호	성명	주민등록번호	주소
10	김길동		도봉구 번동 413-58
33	홍기용		종로구 청운동 30-5

X 끝.

 

  4) 붙임물의 표시

    가) 문서에 서식, 금전, 유가증권, 참고서류 기타의 물품이 첨부되는 때에는 본문 내용이 끝난 다음줄에 (본문 줄과 붙여서) 붙임의 표시를 하고, 첨부물의 명칭과 수량을 쓴다.

    나) 붙임물이 두 가지 이상인 때에는 항목을 구분하여 표시한다.

        <예시>

(본문) -------하시기 바랍니다.   붙임X 1. *OOO계획서 1부.            2.*OOO서류 1부.X끝.

 

  라. 문서의 작성 요령

    1) 공무원의 공식 전자우편주소 : 행정기관에서 공무원에게 부여한 전자우편 주소를 기재한다.

    2) 공개 구분 : 공개, 부분공개, 비공개로 구분하여 표시한다. 부분공개, 비공개인 경우에는 공개기관의 기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 제16조의 규정에 의한 공개여부 구분번호를 선택하여 ( )안에 표시한다.

 

[별지 제13호의 2서식] <신설 2010.5.4>

비공개로 재분류된 기록물의 비공개 유형별 현황

재분류된 비공개 총건수	비공개 유형
	법령상 비밀, 비공개	국방 등 국익침해	국민의 생명 등 공익침해	재판관련 정보	공정한 업무 수행지장	개인사생활 침해	법인 등 영업상 비밀침해	특정인의 이익, 불이익
	(제1호)	(제2호)	(제3호)	(제4호)	(제5호)	(제6호)	(제7호)	(제8호)

 *비공개 유형은 '공공기관의 정보공개에 관한 법률' 제9조제1항의 비공개 사유로 하되, 동일 건에 비공개 사유가 2개 이상인 경우에는 주요 비공개 사유를 표기

- 기안자, 검토자 및 결재권자 (직위/직급) 서명 : "기안자, 검토자 및 결재권자"의 용어는 표시하지 아니하고, 기안자, 검토자 및 결재권자의 직위/직급을 쓰고 서명한다.

- 협조자 (직위/직급) 서명 : "협조자"의 용어를 표시한 다음, 이어서 직위/직급을 쓰고 서명한다.

- 전결 및 서명표시 위치 : 결재권이 위임된 사항을 전결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하기 아니하고 전결하는 자의 서명란에 "전결" 표시를 한 후 서명한다.

- 전결, 대결 및 서명표시 위치 : 위임전결사항을 대결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 "전결" 표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 "대결"표시를 하고 서명하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결한 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 "대결" 표시를 하고 서명한다.

 

    3) 작성시 유의사항

      가) 기안문 작성의 일반 원칙

        (1) 정확성 : 6하 원칙 적용

        (2) 성실성 : 경어 사용

        (3) 용이성 : 쉬운글 - 한자나 전문 용어 피하기

        (4) 신속성 : 이해가 빠른 글 - 문장은 짧게 개조식으로 쓰며, 가급적 결론을 먼저 쓰고 그 다음에 이유나 설명을 쓴다.

        (5) 경제성 : 서식 통일 - 용지의 규격 등 서식을 표준화한다.

      나) 보조기관 및 총괄책임자 등의 부재 시 사유 명시

        보조(보좌)기관, 총괄 책임자 또는 업무 분담자 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 경우에는 이를 생략할 수 있도록 하였으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하도록 하고 있다.

        - 부재 시 서명자 대신 다른 사람이 검토할 수 없다. 종전의 예("代 홍길동")처럼 할 수 없다.